Déménagement: Naviguer sur le terrain financier du déménagement

La délocalisation d’une entreprise, qu’il s’agisse d’un déménagement dans une autre partie de la ville ou à l’autre bout du pays, est une décision importante qui s’accompagne d’un ensemble unique de défis et de dépenses. Comprendre ces coûts de déménagement d’entreprise et les problèmes associés est crucial pour quiconque envisage un déménagement, car cela aide à établir un budget et minimise les perturbations des opérations quotidiennes. Dans cet article, nous explorerons les différents coûts et complications associés à la délocalisation d’une entreprise.

Planification initiale et consultation

Avant le déménagement physique, les entreprises engagent souvent des coûts de planification et de consultation.

Les consultants ou professionnels pour lesquels vous souhaiterez peut-être prendre en compte les coûts comprennent :

• consultants en déménagement
• agents immobiliers
• conseillers financiers
• Comptables
• Tenue de livre compte

Ces professionnels peuvent aider à évaluer de nouveaux emplacements potentiels, à comprendre le marché local et à élaborer et compiler un plan de déménagement en plus d’une liste de contrôle complète avec un calendrier.

Il est également opportun de considérer que l’apport et les conseils supplémentaires d’un bureau de qualité ou d’une entreprise de déménagement d’entreprise peuvent vous faire économiser beaucoup à long terme.

En ce qui concerne le personnel interne, il vaut la peine de nommer un responsable ou un responsable dont la fonction est de superviser tous les aspects de la relocalisation, en partie afin que toutes les parties prenantes aient un point de contact, mais également de maintenir une attention particulière sur le plan et le calendrier du déménagement.

Une partie du processus de planification pourrait inclure une évaluation réaliste de ce qui est attendu du déménagement et des attentes en termes d’augmentation du chiffre d’affaires qui pourraient être réalisées. Bien entendu, cela doit être un processus effectué bien avant la décision finale de déménager. Une autre fonction du gestionnaire de déménagement devrait être de créer un calendrier réaliste et des points de calendrier cibles à viser lors du processus de déménagement.

Frais de location et immobiliers

L’une des dépenses les plus importantes liées au déménagement d’une entreprise est associée à la location ou à l’achat d’une nouvelle propriété. Cela peut inclure :

• Frais de résiliation de bail : si vous rompez un bail existant.
• Acompte ou dépôt de garantie : Pour le nouvel emplacement.
• Honoraires payables aux opérateurs immobiliers ou locataires
• Coûts de rénovation et d’aménagement : ces coûts transforment le nouvel espace en fonction des besoins de votre entreprise et peuvent être importants.
• Coûts associés à la libération des anciens locaux comme les frais de nettoyage et de réparation.

Frais de déménagement et de transport

L’acte physique de déménager peut représenter une dépense considérable, surtout pour les entreprises disposant de beaucoup d’équipement ou de stocks. L’avantage de bénéficier des conseils de déménageurs de bureaux expérimentés à vos côtés ne peut être sous-estimé. Les coûts peuvent inclure :

• Déménageurs professionnels : Frais pour les services de déménagement commercial.
• Assurance : Pour couvrir les dommages lors du déménagement.
• Manutention spéciale : Pour l’installation d’équipements ou de machines nouveaux ou délicats.
• Coûts associés à l’embauche d’équipements spécialisés et de techniciens pour faciliter l’installation des équipements
• Frais d’installation et d’aménagement liés aux nouveaux locaux

Technologie et infrastructures

La mise en place de la technologie et de l’infrastructure sur le nouvel emplacement est un autre coût à prendre en compte. Cela comprend :

• Services de relocalisation informatique : déménagement et mise en place de systèmes et de réseaux informatiques.
• Télécommunications : Mise en place de systèmes téléphoniques et de connectivité Internet.
• Installation des services publics et dépôts : pour l’électricité, l’eau, le gaz, etc.
• Informer les différentes parties prenantes qui fournissent des services à votre entreprise

Temps d’arrêt opérationnel

Un coût souvent négligé est la perte de productivité et de revenus pendant le déménagement. La planification des temps d’arrêt opérationnels comprend :

• Stockage temporaire : si nécessaire pendant la transition.
• Configuration des opérations intérimaires : pour maintenir l’entreprise en activité pendant le déménagement.
• Coûts liés à la poursuite des opérations sur l’ancien site tout en s’installant sur le nouveau
• Transfert des fonctions opérationnelles des anciens locaux vers les nouveaux locaux
• Coûts réels engagés avec l’arrêt temporaire des opérations, le cas échéant

Relocalisation et formation des employés

Si les employés déménagent avec l’entreprise, cela peut entraîner des coûts et des économies supplémentaires :

• Relocalisation des employés : Aide aux frais de déménagement du personnel.
• Formation : pour le nouveau personnel ou pour informer le personnel existant sur les nouvelles opérations ou les nouveaux emplacements.
• Commentaires du personnel concernant une configuration plus efficace dans leur espace de travail
• Idées du personnel pour optimiser le flux opérationnel dans les nouveaux locaux
• Faire en sorte que le personnel puisse apporter sa contribution afin qu’il s’approprie le déménagement.

Marketing et rebranding

Présenter votre entreprise sur un nouveau marché ou un nouveau lieu peut nécessiter une poussée marketing :

• Rebranding : si le déménagement implique un changement d’image ou d’orientation de la marque.
• Nouveaux supports marketing : y compris des panneaux, des cartes de visite et des campagnes de marketing numérique.
• Campagne de marketing locale pour attirer de nouvelles entreprises sans rendez-vous
• Informer toutes les parties prenantes du nouvel emplacement dans les délais impartis
• Fonctionnement de la journée d’ouverture faisant appel à des dignitaires locaux et aux médias dans le cadre d’une campagne de marketing

Frais juridiques et administratifs

N’oubliez pas les aspects juridiques et administratifs du déménagement :

• Frais juridiques : pour les nouveaux contrats, les contrats de location et toute exigence de conformité locale.
• Licences et permis : coûts pour l’obtention des permis et licences nécessaires dans le nouvel emplacement.
• Frais gouvernementaux locaux, étatiques et fédéraux associés à la réinstallation

Fonds de prévoyance

Enfin, il est sage de mettre de côté un fonds de prévoyance, généralement 5 à 10 % du budget total de déménagement, pour couvrir les dépenses imprévues. Ces dépenses peuvent résulter de facteurs qui n’ont pas été pris en compte, comme des problèmes avec les sociétés de services publics, des nouveaux locaux en retard dans la préparation, des facteurs extérieurs comme l’approbation du gouvernement local qui n’est pas obtenue en temps opportun ou des réglementations environnementales.

Coûts de déménagement d’entreprise : conclusion

Le coût d’un déménagement d’entreprise est multiforme et peut varier considérablement en fonction de la taille de l’entreprise, de la distance du déménagement et des besoins spécifiques de l’entreprise.

Un budget bien planifié et un plan opérationnel qui prend en compte tous les coûts potentiels peuvent contribuer à assurer une transition en douceur vers votre nouvel emplacement. Une partie de ce plan doit inclure des déménageurs de bureaux qui ont une expérience dans le secteur du déménagement d’entreprises, en particulier à la lumière de la planification du déménagement pour répondre aux besoins de votre entreprise.

N’oubliez pas que même si les coûts initiaux peuvent sembler intimidants, la délocalisation peut être une décision stratégique bénéfique qui alimente la croissance et ouvre de nouvelles opportunités pour votre entreprise. Si vous avez besoin d’un devis à prendre en compte, n’hésitez pas à nous le demander.

Bon déménagement !