Déménagement: Conseils de service de déménagement d’entreprise pour un déménagement dans un grand espace de bureau

Vous avez donc un déménagement à venir pour votre/vos grand(s) espace(s) de bureau. Souvent, déménager dans un nouvel immeuble de bureaux est rempli d’excitation mais aussi de stress, donc pour faciliter ce processus, vous aurez besoin de l’aide de déménageurs professionnels.

Les déménageurs de bureau savent comment déplacer de manière sûre et efficace de grands espaces de bureau. Ils ont l’expérience et l’expertise nécessaires pour faire le travail correctement et sans douleur. Dans ce guide, nous discuterons de quelques conseils pour choisir le bon service de déménagement d’entreprise pour votre entreprise. Nous vous fournirons également une liste d’idées qui vous aideront à faire en sorte que le déménagement de votre siège social soit aussi fluide, transparent, sans stress et aussi réussi que possible.

Alors, comment déplacer notre grand espace de bureau :

La planification est la clé, et ci-dessous, nous avons inclus une courte liste d’idées pour le déménagement de votre grand bureau et nous les développons plus bas.

Responsable du déménagement et comité d’employés

Si votre organisation est grande, il vous sera plus utile d’avoir un responsable efficace et communicatif en charge des aspects du déménagement, laissant les autres responsables de département libres d’organiser leurs propres départements sans trop perturber le flux de travail normal. De plus, le fait d’avoir des employés impliqués dans un comité supervisant le déménagement aidera également tout en donnant aux employés leur mot à dire sur les aspects du changement. Plus particulièrement, la production d’un calendrier réaliste et l’établissement d’objectifs progressant vers la date du déménagement profiteront à la transition de l’organisation.

Nous avons d’autres conseils à ce sujet dans notre blog : Les déménageurs de bureaux partagent des conseils pour un déménagement de bureau réussi en 2022

Examiner les conditions de location actuelles et les nouvelles dispositions des locaux

Un point qui est parfois négligé est votre bail actuel et les pénalités qui pourraient s’appliquer en cas de résiliation anticipée du bail. Cela implique également une réflexion approfondie sur les aménagements des nouveaux locaux pour vous assurer de ne pas constituer un piège pour votre organisation à l’avenir. Pour une grande organisation, c’est une chose essentielle, car l’impact sur les coûts peut être important s’il n’est pas géré avec soin.

En tant que grande organisation/entreprise, vous aurez idéalement votre nouveau bureau entièrement équipé et prêt pour votre équipe, vous aurez donc peut-être besoin d’un chevauchement dans votre bail de bureau ou d’une période pendant laquelle vous pouvez rester dans le(s) bureau(x) actuel(s). Si cela est bien planifié, vous pouvez vous assurer que votre équipe a un déménagement sans heurts vers le nouveau lieu de travail passionnant.

Priorité au personnel de la réception ou du service client

Afin que l’entreprise puisse continuer à fonctionner avec un minimum de perte de revenus, les services client ou le personnel de la réception pourraient être prioritaires dans le quart de travail, en particulier si le quart de travail, par nécessité, doit être échelonné sur une période de temps. De cette manière, l’organisation est toujours exposée aux demandes des clients et à un flux continu d’affaires. D’autres options, en particulier pour les grands bureaux d’entreprise, consistent à mettre en place du personnel de première ligne avec des bureaux distants qui garantiront que tous vos clients bénéficient du même excellent service et ne sont même pas au courant d’un déménagement de bureau.

Budget pour le déménagement d’un grand bureau

Une partie du rôle du responsable du déménagement et de son comité serait de créer un budget applicable au déménagement et de s’assurer qu’il est respecté. Ce budget peut également tenir compte des mises à niveau des équipements ou de l’installation de nouveaux équipements si nécessaire ou souhaité.

Évaluation régulière de l’état de préparation des nouveaux locaux

Une inspection régulière de l’état de préparation des nouveaux locaux avant l’emménagement éviterait tout retard ou perturbation possible le jour ou pendant la période du déménagement. Cela pourrait également couvrir les nombreuses installations d’équipement nécessaires et les connexions des services publics ou d’autres nécessités comme Internet, NBN, le téléphone, les services de messagerie, la livraison de fret, l’eau, le gaz, la collecte des ordures et tout autre service nécessaire au fonctionnement de l’organisation. . Une autre considération pourrait être des générateurs de secours pour les interruptions de courant ou les pannes de courant afin que l’organisation puisse continuer à fonctionner malgré ces anomalies malheureuses.

Réservation de déménageurs de bureaux d’entreprise

Pour faciliter une transition en douceur dans les nouveaux locaux, il est important de rechercher des déménageurs de bureaux professionnels par lesquels vous pouvez être assuré d’un service poli, rapide et efficace. Une longue association dans l’industrie du déménagement caractérisée par des années de service professionnel et fiable serait un must. De plus, les témoignages authentiques de nombreux clients satisfaits parlent d’eux-mêmes lors de la recherche de vos meilleurs déménageurs de bureaux. Dans le même temps, il est utile de s’assurer que l’entreprise de déménagement dispose d’une copie du plan d’étage des nouveaux locaux ainsi que des autres détails nécessaires. Enfin, un déménagement de siège social / grand bureau est très différent d’un déménagement de maison ou d’une petite entreprise. Il faut beaucoup plus de planification et de compétences pour déménager à grande échelle, alors assurez-vous que vos déménageurs de bureaux sont des spécialistes des déménagements de grands bureaux.

Prêt à réserver votre déménageur de bureau d’entreprise ?

Sécurité et nettoyage

La sécurité de vos nouveaux locaux commerciaux ainsi que toutes les garanties d’accès restreint sont une considération valable, en particulier si vous avez une large clientèle sans rendez-vous ou un accès public à certains départements de votre organisation. Il pourrait également être nécessaire de disposer de cartes ou de codes d’accès pour le personnel et de les acquérir auprès du personnel des anciens locaux. Le nettoyage des deux locaux l’un avant le déménagement et l’autre après devra également être organisé.

Assurance pour votre déménagement de grands bureaux

Il est important d’avoir une couverture d’assurance alignée pour les nouveaux locaux dès le début de la transition et une couverture pour l’équipement et le mobilier lors du déménagement. Les déménageurs de votre bureau d’entreprise doivent avoir une couverture d’assurance adéquate pour votre équipement et votre mobilier en transit (bien que vous devriez discuter d’une couverture supplémentaire qui pourrait être nécessaire), mais la couverture d’assurance pour les locaux peut être à la charge du responsable du déménagement. N’oubliez pas de résilier la couverture des locaux précédents une fois celle-ci finalisée et entièrement libérée.

Internet et sauvegarde de données et stockage de copie papier

Il est probablement vital pour votre entreprise, comme c’est le cas pour la plupart, que votre service Internet soit fiable. Il vous sera donc utile de vous concentrer sur vos connexions et vos points d’accès informatiques ainsi que sur la sauvegarde des données de votre entreprise. Cela peut également nécessiter l’achat de nouveaux équipements en tenant compte des besoins futurs à mesure que l’expansion de l’entreprise est prévue. Tous les enregistrements sur papier peuvent également être stockés en lieu sûr avant le déménagement afin qu’ils puissent être déplacés vers la nouvelle installation. En tant que grande organisation, vous aurez très probablement une société informatique ou une équipe informatique interne, qui peut gérer tout cela et rendre ce processus fluide, afin que vos données et systèmes critiques ne soient pas impactés négativement.

Publicité, services clients et notifications d’adresse

Au moment d’un changement d’adresse, il se présente une opportunité qui se présente rarement où une organisation peut annoncer non seulement son changement d’adresse, mais de nombreux aspects du nouvel emplacement et des services qu’elle fournit. Promouvoir une journée d’ouverture où les clients et le personnel peuvent interagir est une autre façon de faire passer le mot et éventuellement d’inviter des dignitaires locaux à l’ouverture. Malgré les coûts impliqués, l’adoption des affaires et la couverture médiatique pourraient bien rapporter plus de dividendes que les coûts.

CONSEIL pour le déménagement d’un grand bureau : Cette opportunité marketing est particulièrement importante pour les grandes entreprises qui peuvent vraiment tirer parti de leur marque et de leur histoire, alors assurez-vous que votre équipe marketing est impliquée dès le début pour vous assurer de maximiser l’impact.

Emballage et étiquetage par les employés

En tant que grande entreprise, vous n’avez vraiment pas besoin de faire perdre du temps à votre personnel en leur faisant étiqueter ou emballer des choses. Bien que permettre aux employés d’emballer leurs propres espaces de travail semble être une excellente idée, cela n’est vraiment pas nécessaire, car les déménageurs de bureaux professionnels le font de manière transparente tout le temps. Du point de vue de la productivité, vous pouvez en profiter pour donner une journée de congé à votre équipe, afin qu’elle puisse revenir rafraîchie et pleine d’énergie dans son ou ses nouveaux bureaux. Dans l’ensemble, la perte de production du personnel lors de l’emballage l’emporte généralement sur les coûts liés aux déménagements de votre siège social qui font le travail pour vous.

Déplacement ou remplacement d’équipement

Une décision de mettre à niveau l’équipement peut être prise à ce moment plutôt que de déplacer l’équipement redondant vers votre nouvel emplacement. Pour maximiser l’opportunité, il peut être utile de déterminer si vous aurez besoin de certains métiers pour le réaménagement de l’équipement, par exemple, des électriciens ou des monteurs et tourneurs, ou des travaux d’ingénierie. Selon la nature de votre entreprise, vous aurez peut-être besoin d’une grue ou d’un équipement de levage pour l’installation. Dans le même temps, une réflexion sur la présentation ou l’attrait visuel des nouveaux locaux sera nécessaire.

Vous êtes maintenant prêt pour le déménagement de votre grand bureau

Donc, avec toutes les complexités d’un grand déménagement de bureau là-bas, ce court article devrait vous armer des choses essentielles que vous devez faire pour le déménagement de votre siège social. Comme indiqué, l’ensemble du processus sera beaucoup plus transparent si vous faites appel à des déménageurs de qualité qui peuvent vous faciliter la majeure partie du déménagement. Nous vous avons donné une large liste de contrôle des points pertinents pour vous aider à organiser un déménagement important, depuis l’engagement d’un responsable du déménagement et d’un comité d’employés jusqu’à l’examen du besoin de nouveaux équipements. Il s’agit d’un projet vital qui, espérons-le, entraînera une augmentation significative du chiffre d’affaires et éventuellement une expansion future de l’entreprise. Bon succès !